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VergabeChecker · Datenschutzerklärung
Fassung vom 13. Oktober 2026 · gedruckt am · vergabechecker.de/datenschutz
Vitalij Nagel, VergabeChecker, Am Flughafen 13, 12529 Schönefeld
Fassung vom 13. Oktober 2026.
Vitalij Nagel, VergabeChecker, Am Flughafen 13, 12529 Schönefeld
E-Mail: kontakt@vergabechecker.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Für alle Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.
Selbst verantwortlich sind wir für Ihren Zugang und die Anmeldung, für den Schutz vor Missbrauch, für die kostenlose Testphase und ihr Ende, für Abo, Abrechnung und Rechnungen, für unsere Service-E-Mails, für Nachrichten, die Sie uns schicken, und für die Ausschreibungsdaten, die wir aus öffentlichen Quellen abrufen.
Was Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen für Ihr Unternehmen in VergabeChecker eingeben oder hochladen – Unternehmens- und Suchprofile, Merkliste, Bewertungen, Aufgaben, Unternehmensdokumente, Vergabeunterlagen, die Ergebnisse der KI-Hilfen und Anfragen zu Datenschutzrechten, die Sie in der Anwendung an Ihr Unternehmen richten –, verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Dafür ist Ihr Unternehmen verantwortlich; es bestimmt, was es ablegt und wofür. Wir verarbeiten diese Inhalte nur, um den Dienst für Ihr Unternehmen zu erbringen. Die Einzelheiten regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Unternehmen. Wir beschreiben diese Verarbeitung hier trotzdem, damit Sie wissen, was mit den Inhalten geschieht.
Damit Seiten und Daten überhaupt übertragen werden können, verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und die aufgerufene Adresse. Wir führen keine Zugriffsprotokolle, in denen vollständige IP-Adressen gespeichert werden.
Zum Schutz vor massenhaften Anmelde-, Registrierungs- und Einladungsversuchen speichern wir Merkmale der Verbindung und der eingegebenen E-Mail-Adresse nur als Prüfwert, der mit einem Geheimschlüssel unseres Servers gebildet wird. Die ursprüngliche IP-Adresse lässt sich daraus nicht ablesen. Diese Prüfwerte löschen wir nach spätestens sieben Tagen, reine Zähler für Anfragegrenzen nach zwei Tagen.
Technische Fehler protokollieren wir ohne IP-Adressen, Passwörter und Dokumentinhalte. Diese Fehlerprotokolle bewahren wir höchstens 30 Tage auf.
Für ein Konto benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort und den Namen Ihres Unternehmens. Ihren Namen können Sie freiwillig angeben. Passwörter speichern wir nie im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert.
Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir einen Link, der nach 24 Stunden abläuft und nur einmal gilt. Konten, die nicht bestätigt werden, löschen wir nach sieben Tagen automatisch.
Bis zur Bestätigung können Sie die Bestätigungs-E-Mail erneut anfordern oder Ihre Adresse korrigieren. Dafür speichern wir höchstens 24 Stunden einen Prüfwert des Schlüssels aus dem Cookie „vc_registrierung“, Zähler für die Anfragegrenzen und einen Prüfwert der zuletzt eingegebenen Adresse; mit der Bestätigung löschen wir diese Angaben. Bei einer Korrektur ersetzen wir die bisherige Adresse, frühere Links werden ungültig, und im Protokoll Ihres Kontos vermerken wir nur, dass korrigiert wurde. Gehört die neue Adresse schon zu einem Konto, erhält deren Inhaber einen Hinweis ohne Link.
Stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen zu, speichern wir zum Nachweis, welche Fassung wann von welchem Nutzerkonto angenommen wurde und dass bestätigt ist, dass Sie VergabeChecker nicht als Privatperson nutzen – ohne IP-Adresse. Diese Angaben löschen wir mit Ihrem Unternehmenskonto.
Mit der Freischaltung Ihres Unternehmenskontos beginnt die kostenlose Testphase von 14 Tagen. Dafür speichern wir für Ihr Unternehmenskonto Beginn und Ende der Testphase, den Stand (Testphase, Abo, nur lesbar) und, ob wir Sie vor dem Ende schon informiert haben.
In der Testphase zeigen Listen an einem Tag höchstens 300 verschiedene Ausschreibungen. Damit wir das zählen können, vermerken wir je Unternehmenskonto, welche Ausschreibungen an diesem Tag schon angezeigt wurden – nur die Kennungen der Ausschreibungen, ohne Bezug zu einer Person. Vermerke früherer Tage löschen wir beim nächsten Abruf.
Vor dem Ende der Testphase schicken wir dem Inhaber-Zugang einmal eine E-Mail mit dem Datum des Endes, den Folgen, dem Weg zum Datenexport und den Preisen (siehe „E-Mails von VergabeChecker“).
Bestellen Sie kein Abo, bleibt Ihr Unternehmenskonto nach dem Ende der Testphase 30 Tage nur lesbar, und Inhaber und Administratoren können alle Daten exportieren. Danach löschen wir das Unternehmenskonto mit allen Daten (siehe „Wie lange wir Daten speichern“). Dasselbe gilt, wenn ein Abo endet und nicht fortgesetzt wird. Vor der Löschung weisen wir den Inhaber-Zugang einmal per E-Mail darauf hin.
Damit wir passende Ausschreibungen finden, speichern wir die Angaben aus Ihrem Unternehmens- und Ihren Suchprofilen: zum Beispiel Leistungen, Suchbegriffe, Region, Umkreis, gewünschte Auftragswerte, Beschäftigtenzahl und Umsatz. Daraus berechnen wir die Passgenauigkeit aus festen Regeln. Eine KI-Einschätzung fließt nur bei einer Ausschreibung ein, für die Sie sie ausdrücklich angefordert haben (siehe „Künstliche Intelligenz“). In Listen ist die Passgenauigkeit deshalb vorläufig: Die Detailseite kann mit KI-Einschätzung abweichen.
Die Passgenauigkeit und der Teilnahme-Check sind Empfehlungen ohne rechtliche Wirkung. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Rückmeldungen zu einer Ausschreibung – „Passend“, „Nicht passend“ mit Grund und Merken – speichern wir für Ihr Unternehmen; sie gelten für Ihr ganzes Team (siehe „Zusammenarbeit im Team“). Wir können sie nutzen, um die Treffer zu verbessern. Eine Auswertung über mehrere Unternehmen hinweg findet derzeit nicht statt. Sollten wir sie einführen, geschieht sie nur zusammengefasst und ohne Bezug zu Ihrem Unternehmen und zu Personen; vorher entfernen wir alles, was auf Ihr Unternehmen oder eine Person schließen lässt (siehe § 7 Abs. 4 der Nutzungsbedingungen). Dafür wären wir selbst verantwortlich (berechtigtes Interesse an besseren Treffern, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Merkliste, Bewertungen wie „Passend“ oder „Nicht passend“, der Stand einer Ausschreibung, Zuständigkeiten, Notizen, Aufgaben und Ergebnisse des Teilnahme-Checks gelten für Ihr ganzes Unternehmen: Was eine Person einträgt, sehen alle Nutzer desselben Unternehmenskontos. Aufgaben können einer Person zugewiesen werden; das ist dann für das Team sichtbar.
Solange Ihr Unternehmenskonto nur eine Person hat, speichern wir dabei keine Namen. Sobald eine weitere Person eine Einladung angenommen hat, halten wir fest, wer eine Ausschreibung zuletzt gemerkt oder bewertet hat, wer einen Arbeitsschritt oder eine Aufgabe erledigt hat, wer für eine Ausschreibung zuständig ist, wer eine Notiz geschrieben und wer eine Vergabeunterlage hochgeladen hat. Einträge aus der Zeit davor bleiben ohne Namen. Die Namen sehen nur Personen desselben Unternehmenskontos. Als Name zeigen wir den Namen aus dem Nutzerkonto, sonst den Teil der E-Mail-Adresse vor dem @.
In der Teamübersicht in den Einstellungen sehen alle Mitglieder eines Unternehmenskontos Name, E-Mail-Adresse und Rolle der anderen aktiven Mitglieder.
Verlässt jemand das Unternehmen, weil ein Inhaber oder Administrator den Zugang entfernt oder die Person ihr Konto löscht, endet der Zugang sofort. Der Name bleibt an den bisherigen Einträgen stehen und ist als „ehemaliges Mitglied“ gekennzeichnet; die E-Mail-Adresse bewahren wir dafür nicht auf. 12 Monate nach dem Austritt entfernen wir den Namen automatisch, danach steht dort nur noch „ehemaliges Mitglied“. Inhaber und Administratoren können den Namen schon vorher entfernen. Mit dem Unternehmenskonto werden auch diese Angaben gelöscht.
Zweck ist die Zusammenarbeit: Man sieht, wer was schon bearbeitet hat und an wen man sich wenden kann. Wir werten diese Angaben nicht personenbezogen aus.
Inhaber und Administratoren können weitere Personen einladen. Dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, die vorgesehene Rolle und wer eingeladen hat, und schicken ihr eine E-Mail mit einem Link. Vom Link speichern wir nur einen Prüfwert; er gilt sieben Tage und nur einmal. Die Einladung samt E-Mail-Adresse löschen wir 14 Tage nach dem Versand, ob sie angenommen wurde oder nicht. Nimmt die Person die Einladung an, legt sie ein eigenes Nutzerkonto an (Name, Passwort); dafür gilt „Registrierung und Nutzerkonto“.
Sie können Nachweise wie Versicherungen, Referenzen oder Zertifikate hochladen. Jede Datei wird vor dem Speichern auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware geprüft (selbst betriebener Virenscanner, keine Übertragung an Dritte) und anschließend verschlüsselt gespeichert. Beim Hochladen lesen wir den Inhalt nicht aus. Nur wenn Sie „Angaben automatisch auslesen“ anklicken, werden Angaben wie Gültigkeit oder Deckungssumme mit KI herausgelesen (siehe „Künstliche Intelligenz“); sie werden erst nach Ihrer Bestätigung für Prüfungen verwendet.
Solche Dokumente können Daten anderer Personen enthalten, etwa von Beschäftigten oder Ansprechpartnern bei Referenzkunden. Laden Sie bitte nur hoch, was Sie für Ausschreibungen tatsächlich benötigen.
Löschen Sie ein Dokument, entfernen wir es sofort aus der Anwendung und löschen die verschlüsselte Datei. Dabei leeren wir auch Titel, Dateinamen und alle erkannten oder bestätigten Angaben. Übrig bleibt nur ein Vermerk ohne Inhalt – Dokumentart und Zeitpunkte –, der belegt, dass die Datei entfernt wurde. Er verschwindet mit dem Konto.
Zu einer Ausschreibung können Sie Vergabeunterlagen hochladen. Wir prüfen jede Datei auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware und speichern sie verschlüsselt. Den Text legen wir je Seite ebenfalls verschlüsselt ab, damit Fragen an die Unterlagen und das Auslesen von Anforderungen die Fundstelle nennen können. Konnten wir eine Unterlage nicht lesen, etwa wegen eines Passworts, eines nicht unterstützten Formats oder weil sie größer als 15 MB ist, vermerken wir nur ihren Dateinamen und den Grund.
Lädt jemand eine Datei mit demselben Namen erneut hoch, ersetzt sie die bisherige; die alte Datei löschen wir. Alle Vergabeunterlagen werden mit dem Unternehmenskonto gelöscht. Einzelne Unterlagen können Sie in der Anwendung derzeit nicht selbst löschen; wir löschen sie auf Verlangen innerhalb von fünf Arbeitstagen (siehe „Ihre Rechte“). Die Unterlagen sind im Datenexport enthalten.
Wir sammeln öffentlich bekannt gemachte Ausschreibungen von öffentlichen Vergabeplattformen und amtlichen Bekanntmachungsdiensten. Diese Bekanntmachungen können berufliche Kontaktdaten von Beschäftigten der Vergabestellen enthalten, etwa Name, dienstliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Im Beschreibungstext blenden wir E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus (auch in Datenexport und Stichprobe); Ansprechpartner der Vergabestelle zeigen wir nur in den Eckdaten. Aus welcher Quelle eine Bekanntmachung stammt, sehen angemeldete Nutzer mit Abo bei der jeweiligen Ausschreibung; in der kostenlosen Testphase zeigen wir Quelle und Link zur Bekanntmachung nicht an. Betroffenen nennen wir die Quelle ihrer Daten auf Anfrage (siehe „Ihre Rechte“).
Wir nutzen diese Angaben nur, um die Ausschreibung vollständig anzuzeigen und, wenn Sie eine KI-Hilfe anfordern, für diese: Dann geht der Text der Ausschreibung an unseren KI-Anbieter (siehe „Künstliche Intelligenz“). Wir bewahren diese Angaben auf, solange die Ausschreibung läuft. Zwölf Monate nach Ablauf der Angebotsfrist löschen wir die vollständigen Rohdaten der Bekanntmachung. Kontaktangaben in den angezeigten Feldern und im Beschreibungstext entfernen wir derzeit noch nicht automatisch; sie bleiben gespeichert, solange wir die Ausschreibung führen. Widersprechen Sie, entfernen wir Ihre Angaben.
Auf der öffentlichen Startseite zeigen wir auch ohne Anmeldung, wie viele Ausschreibungen es je Branche und Bundesland gibt, sowie höchstens fünf aktuelle Beispiele. Dafür werden nur Titel, Ort beziehungsweise Bundesland, Verfahrensart und Angebotsfrist bereitgestellt; Vergabestelle, Beschreibungstexte, berufliche Kontaktdaten, Quelle und Link zur Bekanntmachung werden dort nicht ausgegeben.
Auf der Detailseite einer Ausschreibung zeigen wir angemeldeten Nutzern, soweit die Bekanntmachung sie enthält, auch Anschrift und Kontaktangaben der Vergabestelle; dafür gelten dieselben Fristen wie für die Rohdaten (siehe oben).
Dort zeigen wir außerdem frühere Zuschläge desselben Auftraggebers aus öffentlichen Vergabebekanntmachungen. Den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhielt, nennen wir nur, wenn er auf eine Gesellschaftsform endet, hinter der keine Einzelperson steht (zum Beispiel GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, eG, e. V. oder GmbH & Co. KG). Bei Einzelunternehmen, Freiberuflern und anderen Personengesellschaften sowie in allen unklaren Fällen, etwa bei Bietergemeinschaften oder Namen mit mehreren Beteiligten, nennen wir keinen Namen. Wir führen keine eigene Liste über Unternehmen und keine Rangfolge von Wettbewerbern; Anschrift und Ansprechpartner aus diesen Bekanntmachungen zeigen wir nicht. Dafür speichern wir aus öffentlichen Zuschlagsbekanntmachungen nur Auftraggeber, Fachgebiet (CPV), Datum, Titel, Zahl der Angebote, Zuschlagswert, den Link zur Bekanntmachung und, falls zulässig, den Namen des Unternehmens mit Gesellschaftsform. Gezeigt werden höchstens die Zuschläge der letzten 60 Monate; eine automatische Löschung älterer Angaben richten wir gerade ein.
Auf der öffentlichen Startseite können Sie ohne Anmeldung eine Branche und ein Bundesland wählen und, wenn Sie möchten, einen eigenen Suchbegriff eingeben. Diese Auswahl wird zur Berechnung an unseren Server gesendet. Er liefert die Zahl passender Ausschreibungen und höchstens fünf Beispiele; welche Angaben dabei ausgegeben werden, steht unter „Daten aus öffentlichen Ausschreibungen“.
Ihre Auswahl und Ihren Suchbegriff speichern wir nicht und tragen sie nicht in Protokolle ein. Gespeichert wird nur ein Zähler für die Anfragegrenzen, den wir mit einem Prüfwert Ihrer Verbindung bilden (siehe „Aufruf der Website und der App“); reine Zähler löschen wir nach zwei Tagen. Das Ergebnis halten wir höchstens zehn Minuten im Arbeitsspeicher des Servers, damit nicht jeder Aufruf die Datenbank belastet. Bei einem eigenen Suchbegriff ist der Begriff nicht Teil des Ergebnisses; er geht nur als Prüfwert in den Schlüssel ein, unter dem das Ergebnis liegt.
Klicken Sie auf „Konto erstellen“, geben wir Ihre Auswahl in der Adresse der Registrierungsseite mit. Dort sehen Sie, was übernommen würde, und können einzelne Angaben abwählen. Nur mit dem Absenden der Registrierung gehen die dort noch angezeigten Angaben an uns. Wir speichern sie als Vorbelegung für Ihr neues Unternehmenskonto, höchstens 30 Tage und nur bis der „Erste Start“ abgeschlossen ist; danach löschen wir sie. Sie steht nur Inhabern und Administratoren zur Verfügung, und in Ihr Profil trägt sich nichts ein, bevor Sie es bestätigen.
Die Karte zeigt Ausschreibungen und Ihren Firmensitz. Kartenbilder, Schriften, Symbole und das Kartenprogramm laden wir ausschließlich von unserem eigenen Server in Deutschland; es gibt keine Anfragen an Google, OpenStreetMap-Server oder andere Kartendienste. Den Ort Ihres Firmensitzes bestimmen wir aus Postleitzahl und Ort in Ihrem Unternehmensprofil mit unserer eigenen Ortsliste. Den Standort Ihres Geräts fragen wir nicht ab.
Die Kartendaten stammen von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende, Lizenz ODbL). Erst wenn Sie den Link zur Lizenz in der Karte anklicken, öffnet Ihr Browser eine Seite der OpenStreetMap Foundation.
Sie können die Fristen in Ihrem Kalender abonnieren. Dafür erzeugen wir eine persönliche Adresse mit einem geheimen Schlüssel. Wir speichern nur einen Prüfwert des Schlüssels sowie, wann die Adresse erzeugt und wann sie zuletzt abgerufen wurde – keine IP-Adresse.
Der Kalender enthält die Angebotsfristen der Ausschreibungen auf der Merkliste Ihres Unternehmens und die offenen Aufgaben Ihres Unternehmens mit Fälligkeitsdatum, jeweils mit Titel, Termin, Ort und einem Link zu VergabeChecker – keine Notizen und keine Namen aus Ihrem Team. Abgerufen wird die Adresse von dem Kalenderprogramm oder Kalenderdienst, in dem Sie sie eintragen.
Sie können die Adresse jederzeit ungültig machen oder eine neue erzeugen; mit Ihrem Nutzerkonto wird sie gelöscht. Wer die Adresse kennt, kann den Kalender abrufen. Geben Sie sie deshalb nicht weiter.
Mit einem Abo können Sie Ausschreibungslisten, eine Auswahl, den Vergleich und die Merkliste als Excel-Datei herunterladen. In der kostenlosen Testphase und nach ihrem Ende ohne Abo ist das nicht möglich; den vollständigen Datenexport in den Einstellungen können Inhaber und Administratoren immer nutzen. Die Excel-Datei enthält Angaben aus den Bekanntmachungen, die Passgenauigkeit mit Gründen und Hinweisen, den Stand des Teilnahme-Checks und Links – keine Namen aus Ihrem Team und keine Kontaktpersonen der Vergabestellen. Sie entsteht auf unserem Server und wird nur an die angemeldete Person übertragen; wir bewahren sie nicht auf. Im Protokoll Ihres Unternehmenskontos vermerken wir, wer wann welche Art von Liste mit wie vielen Zeilen exportiert hat.
Wir senden Bestätigungslinks, Links zum Zurücksetzen eines vergessenen Passworts, aus Sicherheitsgründen einen Hinweis nach jeder Änderung Ihres Passworts, Einladungen ins Team (siehe „Einladungen ins Team“), Mitteilungen zu Ihrem Vertrag und zum Abo – etwa zu Änderungen der Nutzungsbedingungen oder der Preise, zum Abschluss des Abos, zu fehlgeschlagenen Zahlungen und zur bevorstehenden Löschung des Unternehmenskontos – und eine tägliche Zusammenfassung mit neuen passenden Ausschreibungen, Fristen und ablaufenden Dokumenten. Die Zusammenfassung ist ab Werk ausgeschaltet. Jede Person schaltet sie nur für sich selbst unter „Benachrichtigungen“ ein; das Einschalten halten wir als Bestätigung fest (nur Zeitpunkt und Person). Sie geht erst an eine bestätigte Adresse, und Sie können sie jederzeit abschalten, auch über den Link in der E-Mail. Je Versand speichern wir einen Vermerk mit Ihrer Adresse. Versucht jemand, mit Ihrer Adresse ein weiteres Konto anzulegen, schreiben wir Ihnen das. Werbung verschicken wir nicht.
Vor dem Ende der kostenlosen Testphase erhält der Inhaber-Zugang einmal eine E-Mail. Sie nennt das Datum des Endes, erklärt, was danach mit dem Konto geschieht, verweist auf den Datenexport und nennt zur Information die Preise des Abos mit einem Link zur Abo-Seite in den Einstellungen. Dieser E-Mail können Sie jederzeit widersprechen, etwa mit einer kurzen Nachricht an kontakt@vergabechecker.de; dafür entstehen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.
In einem Suchprofil kann Ihr Unternehmen festlegen, an welche Personen aus dem Team neue Treffer dieses Profils gehen; ohne Festlegung gehen sie in der Regel an den Inhaber des Unternehmenskontos. Auch dann bekommt jede Person die Zusammenfassung nur, wenn sie sie selbst eingeschaltet hat.
Für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter. Brevo erhält Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht, also zum Beispiel Titel passender Ausschreibungen. Versandprotokolle löscht Brevo nach einem Monat, Nachrichteninhalte werden dort nicht dauerhaft gespeichert. Öffnungen und Klicks werten wir nicht personenbezogen aus. Unsere eigenen E-Mail-Vorlagen enthalten keine Zählpixel. Brevo kann in diese E-Mails technisch bedingt ein Zählpixel einfügen und Links über eigene Adressen umleiten. Wir haben bei Brevo das anonymisierte Tracking eingestellt, sodass Öffnungen und Klicks nur zusammengefasst und ohne Bezug zu Ihrer Adresse ausgewertet werden.
Benachrichtigungen können Sie jederzeit in den Einstellungen abschalten.
Schreiben Sie uns eine E-Mail, verwenden wir Ihre Angaben nur, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Unser Postfach liegt bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, demselben Anbieter wie unsere Server.
Über das Kontaktformular erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und, falls Sie ihn angeben, Ihren Namen. Wir speichern die Nachricht nicht in VergabeChecker, sondern leiten sie über unseren E-Mail-Versanddienst Brevo an dasselbe Postfach weiter. Wählen Sie ein Anliegen (Frage, Fehler, Datenschutz, Rechnung), geht es mit der Nachricht an uns, ebenso, falls Sie sie angeben, die betroffene Seite oder eine Rechnungsnummer. Anfragen zum Datenschutz kennzeichnen wir in der weitergeleiteten Nachricht mit Eingangsdatum und Antwortfrist. Eine Kopie an Sie verschicken wir nicht. Gegen massenhafte Anfragen speichern wir Merkmale der Verbindung und Ihrer E-Mail-Adresse nur als Prüfwert, wie unter „Aufruf der Website und der App“ beschrieben.
VergabeChecker bietet einige Hilfen mit künstlicher Intelligenz an: eine Einschätzung, wie gut eine Ausschreibung passt, das Herauslesen von Anforderungen und Fristen aus Vergabeunterlagen, einen Angebotsentwurf, Vorschläge für CPV-Codes, das Auslesen von Angaben wie Gültigkeit oder Deckungssumme in hochgeladenen Unternehmensdokumenten, Fragen an hochgeladene Vergabeunterlagen, eine Kurzbeschreibung einzelner Vergabeunterlagen sowie ergänzende Vorschläge für Ihr Profil aus einer kurzen Beschreibung Ihres Angebots.
Diese Hilfen laufen nur, wenn Sie sie ausdrücklich anklicken. Im Hintergrund schicken wir nichts an einen KI-Anbieter. Die Passgenauigkeit in der Liste passender Ausschreibungen berechnen wir aus festen Regeln, ohne KI. Nur wenn jemand aus Ihrem Unternehmen für eine einzelne Ausschreibung die KI-Einschätzung angefordert hat, geht deren Ergebnis auf der Detailseite dieser Ausschreibung zu 30 % in die Passgenauigkeit ein; die festen Regeln machen dann 70 % aus. Liegt eine KI-Einschätzung vor, fließt sie auch in den Teilnahme-Check ein.
Wir nutzen Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, als weiteren Auftragsverarbeiter. Mistral verarbeitet die Daten nach unserem Vertrag in Rechenzentren in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum (laut Anbieter auch in Norwegen). Wir haben der Nutzung für das Training von KI-Modellen widersprochen; Ihre Daten werden dafür nicht verwendet. Mistral bewahrt Anfragen und Antworten bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle auf und löscht sie danach; für diese Missbrauchskontrolle ist Mistral selbst verantwortlich.
Ein Abo bestellt der Inhaber-Zugang Ihres Unternehmens in den Einstellungen. Für die Abrechnung speichern wir bei uns die Rechnungsangaben (Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., E-Mail-Adresse für Rechnungen), den Stand des Abos (Testphase, Zahlweise, Zahl der Zugänge, Laufzeit, Kündigung) und die Kennungen, unter denen Stripe Ihr Unternehmen und Ihr Abo führt. Bestätigt jemand aus Ihrem Unternehmen beim Einladen den höheren Preis für einen weiteren Zugang, speichern wir, wer das wann zu welchem Preis getan hat, als Nachweis der Bestellung. Rechnungsangaben und Rechnungen sieht nur der Inhaber-Zugang.
Für die Bezahlung nutzen wir den Zahlungsdienst Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland). Bei der Bestellung leiten wir Sie auf eine Seite von Stripe weiter. Stripe erhält von uns den Firmennamen, die Rechnungsanschrift, die USt-IdNr., die E-Mail-Adresse für Rechnungen, eine zufällige Kennung Ihres Unternehmenskontos sowie Zahlweise, Preis und Zahl der Zugänge. Die Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; Kartennummern oder Kontodaten sehen wir nicht. Für die Seiten von Stripe gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.
Stripe verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher, unter anderem zur Abwicklung der Zahlung, zur Betrugsabwehr und wegen eigener gesetzlicher Pflichten, zum Beispiel aus dem Geldwäscherecht. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; welche Garantien Stripe dafür nutzt, beschreibt Stripe in seiner Datenschutzerklärung.
Korrigieren Sie Ihre Rechnungsangaben bei der Bestellung auf der Seite von Stripe, übernehmen wir sie in Ihr Konto. Ihre Rechnungen rufen wir bei Stripe ab, wenn der Inhaber-Zugang sie in den Einstellungen ansieht; wir speichern sie nicht zusätzlich. Zahlweise, Kündigung und Zahlungsmittel verwalten Sie im Kundenbereich von Stripe, den Sie aus den Einstellungen erreichen.
Stripe benachrichtigt unseren Server über Zahlungen und Änderungen am Abo. Von diesen Ereignismeldungen speichern wir nur Kennung, Art und Zeitpunkt, um sie nicht doppelt zu verarbeiten, und löschen sie nach 90 Tagen.
Rechnungen und Buchungsbelege geben wir, soweit gesetzlich erforderlich, an Finanzbehörden weiter.
Wir selbst übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU und des EWR. Brevo verarbeitet die Daten nach unserem Vertrag in der EU, Mistral AI in der EU und im EWR (laut Anbieter auch in Norwegen). Setzen sie im Einzelfall Unterauftragnehmer außerhalb der EU und des EWR ein, geschieht das nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Stripe kann Daten als eigener Verantwortlicher in die USA übermitteln (siehe „Abo, Bezahlung und Rechnungen“).
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Empfänger sind nur:
Datensicherungen legen wir täglich an und verschlüsseln sie, bevor sie gespeichert werden. Sie liegen ausschließlich bei Hetzner in Deutschland und werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Bevor wir Sicherungen bei einem weiteren Anbieter ablegen, nehmen wir ihn in diese Liste auf.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Schreiben Sie uns dazu an kontakt@vergabechecker.de oder über das Kontaktformular.
Betrifft Ihre Anfrage Inhalte, die ein Unternehmen in VergabeChecker abgelegt hat – etwa ein Dokument, in dem Sie genannt sind –, ist dieses Unternehmen verantwortlich. Wir leiten Ihre Anfrage dann weiter und unterstützen es bei der Antwort. In der Web-Anwendung kann jeder Nutzer eine solche Anfrage auch direkt an die Inhaber und Administratoren seines Unternehmenskontos richten; diese Anfragen verarbeiten wir im Auftrag des Unternehmens (siehe „Wie lange wir Daten speichern“). Inhaber und Administratoren können dort außerdem einen vollständigen Datenexport herunterladen.
Ihr Konto löschen Sie selbst in den Einstellungen. Wir merken die Löschung zunächst für die dort angezeigte, technisch zwischen sofort und 30 Tagen konfigurierbare Bedenkzeit vor; die Voreinstellung beträgt sieben Tage. Bis die Ausführung beginnt, können Sie den Auftrag jederzeit abbrechen. Eine Passwortänderung bricht eine noch nicht begonnene Löschung ebenfalls ab, damit ein fremdveranlasster Löschauftrag nicht weiterläuft, nachdem Sie Ihr Konto zurückgeholt haben. Wie es im Einzelnen geht, steht auf der Seite Konto löschen.
Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.
Ohne E-Mail-Adresse, Passwort und Unternehmensnamen können wir kein Konto einrichten. Ohne Angaben im Unternehmens- oder Suchprofil können wir keine passenden Ausschreibungen finden. Für ein Abo brauchen wir die Rechnungsangaben, und Stripe braucht Ihre Zahlungsdaten; ohne sie ist keine Bestellung möglich. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
Alle Verbindungen zu VergabeChecker laufen verschlüsselt über HTTPS; die App verbindet sich ausschließlich über HTTPS. Unternehmensdokumente werden verschlüsselt gespeichert, die Daten verschiedener Unternehmen sind technisch voneinander getrennt, und die Datenbank ist aus dem Internet nicht direkt erreichbar. Zahlungsdaten erreichen unseren Server nicht.
Wir passen diese Erklärung an, bevor wir eine Verarbeitung ändern oder einen neuen Dienst einsetzen. Die jeweils geltende Fassung steht auf dieser Seite; das Datum steht oben.
Weitere Daten speichert die App nicht dauerhaft auf dem Gerät. Dateien, die Sie zum Hochladen auswählen, legt das Betriebssystem kurz im Zwischenspeicher der App ab; die App löscht diese Kopie nach dem Hochladen, bei einem fehlgeschlagenen Hochladen spätestens beim Abbrechen oder bei der nächsten Dateiauswahl. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzmeldedienste und nutzt keine Push-Benachrichtigungen.
Die technisch notwendigen Web-Cookies („tenderpilot_token“, „vc_registrierung“ und, sobald aktiv, die beiden Cookies der Anmeldung mit Microsoft oder Google), die beiden Einstellungen im lokalen Speicher des Browsers und das Speichern des Anmelde-Tokens im geschützten Systemspeicher der App sind unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen gewünschten Dienst und die von Ihnen gewählten Einstellungen bereitstellen können. Sie benötigen dafür keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Entfernungen berechnen wir mit einer Ortsliste auf unserem eigenen Server (Postleitzahlen und Orte mit Koordinaten). Dabei wird nichts an Dritte übertragen.
Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort, Ihre Anmeldedaten und der Name in Ihrem Nutzerkonto werden nie an den KI-Anbieter übertragen. Was Sie selbst in Unternehmensname, Profil, Firmenbibliothek oder Unterlagen eintragen oder hochladen, und die Texte der Ausschreibungen gehen dagegen mit, soweit die jeweilige Hilfe sie braucht. Stehen darin Namen oder Kontaktangaben Dritter – etwa von Beschäftigten, Ansprechpartnern oder Beschäftigten der Vergabestelle –, werden auch diese übertragen.
Ergebnisse der KI sind Vorschläge. Ausgelesene Anforderungen und Angaben aus Dokumenten fließen erst in Prüfungen ein, nachdem Sie sie bestätigt haben. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Ergebnisse speichern wir bei uns, bis Sie sie neu berechnen lassen oder Ihr Konto löschen.
Ergebnisse der KI-Hilfen kennzeichnen wir in der Anwendung als KI-Ergebnis und zusätzlich maschinenlesbar, zum Beispiel in der Schnittstelle und in Dateien. Die Kennzeichnung enthält keine personenbezogenen Daten.
Antworten auf Fragen an die Unterlagen nennen ihre Fundstelle (Datei und Seite oder Abschnitt). Ohne Fundstelle zeigen wir keine Antwort der KI, sondern den Hinweis: „In den durchsuchten Stellen nichts dazu gefunden. Das heißt nicht, dass es nicht in den Unterlagen steht – bitte im Original prüfen.“ Ausgelesene Anforderungen nennen, soweit bekannt, die Datei und die Seite, aus der sie stammen; dazu speichern wir Dateiname und Seite bei der Anforderung. Vor Ihrer ersten Frage und bei jeder Antwort weisen wir darauf hin, dass die Antwort von einer KI stammt.
Für KI-Hilfen hat jede Person ein Guthaben an Punkten. Wir speichern dafür je Aufruf die Art der Hilfe, die Punkte, den Zeitpunkt und das auslösende Nutzerkonto, solange das Unternehmenskonto besteht. Wird Ihr Nutzerkonto gelöscht, bleibt der Eintrag ohne Bezug zu Ihnen.